Executive Assistant / Projektmanagement (m/w/d)
Teilzeit oder Vollzeit
Standort: Frankfurt
Homeoffice teilweise möglich
Wer wir sind:
Die Vier-S Beteiligungsgesellschaft ist ein familiär geführtes Unternehmen, das sich um verschiedene Unternehmensbeteiligungen kümmert. Wir unterstützen unsere Beteiligungen in den Bereichen Strategie, Controlling, Marketing, Design und Personal. Unser kleines, eingespieltes Team arbeitet in einer angenehmen, offenen Atmosphäre – mit flachen Hierarchien und viel Vertrauen.
Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine strukturierte und engagierte Executive Assistenz / Teamassistenz (m/w/d).
Das sind Ihre Aufgaben:
1. Projektunterstützung
- Unterstützung des Projektmanagements bei Planung, Koordination und Monitoring laufender Projekte
- Vorbereitung und Nachverfolgung von Projektplänen, Zeitachsen und Budgets
- Organisation und Dokumentation von Meetings, Workshops und Projektterminen
- Pflege und Verwaltung projektbezogener Unterlagen und Archivsysteme
2. Administrative und organisatorische Aufgaben
- Eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen
- Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
- Unterstützung im Personalwesen, insbesondere im Dokumentenmanagement und bei der Pflege von HR-Datenbanken
3. Mitgestaltung des Arbeitsumfelds
- Aktive Mitwirkung an der Weiterentwicklung unserer internen Prozesse und Strukturen
- Einbringen und Umsetzen eigener Ideen zur Optimierung der Zusammenarbeit und Organisation
Das sollten Sie mitbringen:
- Abgeschlossene abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaftslehre (BWL) / Business Administration o. Ä. oder kaufmännische Ausbildung mit vergleichbaren Qualifikation
- Sehr gute Englischkenntnisse
- Reisebereitschaft (gelegentlich)
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Projektmanagementerfahrung / PMO
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, Teams)
- Fähigkeit, komplexe Prozesse verständlich zu strukturieren und darzustellen
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung
- Kommunikationsstärke, Diskretion, Serviceorientierung und Loyalität
- Teamfähigkeit, Flexibilität und eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
- Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
Das bieten wir Ihnen:
- Eine abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung
- Ein familiäres, wertschätzendes Team mit flachen Hierarchien
- Die Möglichkeit, spannende Projekte mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen
- Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Flexible Arbeitszeiten und teilweise Homeoffice möglich
- Attraktive Vergütung
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins.